A Apostila de Haia consiste numa certificação atribuída a nível nacional. A competência para quem pode realizar a Apostila é sempre de um órgão nomeado pelo próprio país. No caso português, trata-se da Procuradoria Geral da República.
A Convenção da Apostila surgiu com o propósito de suprimir a exigência da legalização dos atos públicos estrangeiros. A Apostila da Convenção de Haia consistiu num acordo estabelecido pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (em vigor desde 1965), a qual determinou em que modalidades um documento emitido ou autenticado por autoridades públicas poderia vir a obter valor legal nos restantes estados que participaram nesta convenção e à qual pertencem. Em 2019, eram 118 os países que pertenciam a esta convenção, os quais possuem uma maior facilidade de transações comerciais e jurídicas, visto que se consolida num único certificado, toda a informação necessária para gerar validade a um documento público num outro país deste acordo.
É um nível de certificação que se coloca nos documentos traduzidos oficialmente de acordo com a legislação nacional, ou seja, é uma “camada” adicional de certificação do documento. Pode-se dizer que se trata do “passaporte” dos documentos. Um documento com Apostila como, por exemplo, um registo criminal de um cidadão português, passa a ter um reconhecimento legal nas instâncias em que seja apresentado desde que a nação seja membro da Convenção de Haia.
Quando um documento vem do estrangeiro, primeiro deve colocar-se a Apostila e só depois realizar-se a tradução. Sendo que quando um documento é enviado para o estrangeiro, o processo inverte-se.
Embora existam regras escritas de quando a Apostila é ou não utilizada, é sempre a entidade que vai receber o documento que irá tomar a decisão final.
Em 2016, surgiu um regulamento (2016/1191) que veio a tornar válidos documentos cuja finalidade seja comprovar: "a) Nascimento; b) Vida; c) Óbito; d) Nome; e) Casamento, incluindo a capacidade matrimonial, e o estado civil; f) Divórcio, separação judicial ou anulação do casamento; g) Parceria registada, incluindo a capacidade para estabelecer uma parceria registada e o estatuto de parceria registada; h) Dissolução de parceria registada, separação judicial ou anulação de uma parceria registada; i) Filiação; j) Adoção; k) Domicílio e/ou residência; l) Nacionalidade; m) Inexistência de registo criminal, desde que documentos públicos a esse respeito sejam emitidos a um cidadão da União Europeia pelas autoridades do Estado-Membro da nacionalidade desse cidadão" - os quais não necessitam de Apostila.
A We Translate On Time trata da realização das apostilas para os seus clientes. Tanto realiza as apostilas portuguesas como as apostilas noutros países. Após recebermos o documento fornecido pelo cliente, tratamos do envio do documento para o país de onde foi emitido para que seja apostilado e depois de o recebermos de volta, tratamos da realização da sua tradução certificada.